Информационный портал Калининграда

Услуги архивации документов

Дата публикации: 14 июля 2015 18:55
Автор:

Хранение документов

Для того, чтобы работа компании была качественной и бесперебойной, не доставляла проблем ни коллективу, ни клиентам, необходимо, чтобы документ был организован грамотно и четко. Если с потоками документов компании обычно разбираются самостоятельно и вполне успешно, то вот когда дело доходит до архива, то начинаются сложности.

Не все сотрудники, которые должны нести ответственность за то, чтобы архив документов организации находился в надлежащем виде, имеют необходимые навыки и знания. В этом случае на помощь вам может прийти фирма, состоящая из специалистов, готовых взять на себя заботы о вашем архиве и помочь вам с его организацией.

На сегодняшний день архивные услуги оказываются крайне востребованными в основном среди тех компаний, которые работают уже давно и, что называется, уже погрязли в горах бумаг. Но полезными такие услуги могут быть и для тех, кто только начинает свое дело. В этом случае правильно организованный с самого начала архив поможет вам избежать множества проблем в будущем.

Как же происходит процесс создания архива?

Первым делом проводится ревизия всех имеющихся у вас документов. Они разбираются на несколько групп: те, которые подлежат хранению, те, которые не подлежат хранению (в принципе или по сроку давности), а также составляется список того, что нужно восстановить. К сожалению, если документы не приведены в порядок, чаще всего многое оказывается утраченным.

Когда утраченные бумаги будут восстановлены, все документы, подлежащие хранению, будут скомпонованы, распределены по папкам, те – помещены в специальные коробки, подписаны и каталогизированы. Запомните, очень важно не просто навести физический порядок в документах, но еще и обеспечить удобный и понятный доступ к ним. А для этого должен быть составлен логичный и четкий каталог документов.

Затем все бумаги отправляются в архивохранилище. Оно может быть создано на базе вашей компании (к примеру, это может быть специальная комната, оборудованная архивными несгорающими шкафами), а можно разместить архив в специально предназначенных для этого помещениях компании-архивариуса. В этом случае вы можете быть уверены в том, что ваши документы будут храниться в идеальных условиях (с точки зрения пожарной безопасности, температуры, влажности и т.д.). Разумеется, в случае необходимости вы (и сотрудники вашей компании) всегда можете прийти в такой «отдаленный», чтобы поработать с документами.

Похожие статьи:
Мебель для гостиниц премиум-класса, чем она характерна
Как перевезти товар из Китая
Новый грузовик для региональных перевозок
Контейнерные перевозки – надежный способ доставки товаров из Китая
Как получить электронно-цифровую подпись?
Правильная аренда офиса

Комментарии


Имя/Ник:
e-mail:
Комментарий:
Антиспам:
Код с картинки:
Добавить комментарий
Отправка сообщения Отправка сообщения... Сообщение отправлено Комментарий сохранен
и будет опубликован после проверки администратором.
Возникли ошибки! Возникли ошибки!